Сколько лет нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы?

Общая обязанность хранить документы установлена подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: налогоплательщик обязан в течение не менее 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие получение доходов, несение расходов и уплату налогов.

Аналогичный пятилетний минимальный срок предусмотрен законодательством о бухгалтерском учёте для первичных документов, регистров и бухгалтерской отчётности. При этом конкретные сроки хранения отдельных видов документов определяются перечнями типовых архивных документов, и по ряду категорий они больше пяти лет.

Важно правильно определять момент, с которого отсчитывается срок. Как правило, пятилетний срок считается не с даты создания документа, а после окончания отчётного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления отчётности, исчисления налога или подтверждения расходов и доходов.

По некоторым документам срок хранения увеличен. Если организация переносит убытки на будущие периоды, подтверждающие документы нужно хранить в течение всего срока переноса убытка и ещё установленное время после. По основным средствам документы, подтверждающие первоначальную стоимость и амортизацию, хранят весь период начисления амортизации.

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров налогового учёта предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учёта. Кроме того, утрата документов лишает компанию возможности подтвердить расходы и вычеты при проверке, что ведёт к доначислениям.

Юристы правового альянса «Агент Адвокатор» помогают выстроить корректную политику хранения документов, оценить риски при их утрате и защитить интересы компании при налоговой проверке.