Сколько лет нужно хранить документы для налоговой?

Обязанность хранить документы установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ: не менее пяти лет должны храниться данные бухгалтерского и налогового учёта, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, включая подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату налогов.

Пятилетний срок — минимальный и общий. Для отдельных документов установлены более длинные сроки: например, документы, подтверждающие размер накопленного убытка, переносимого на будущие периоды, хранятся весь срок использования права на перенос убытка плюс ещё четыре года после его окончания. Первичные документы по основным средствам хранятся не менее пяти лет с момента прекращения начисления амортизации.

Практическое значение срока связано с глубиной выездной налоговой проверки: по ст. 89 НК РФ инспекция вправе проверить три календарных года, предшествующих году вынесения решения о проверке, поэтому документы за этот период должны быть в наличии в полном объёме и доступны для представления по требованию.

Утрата или несвоевременное представление документов из-за истечения формального срока хранения не освобождает от ответственности, если проверяемый период ещё актуален. Правовой альянс «Агент Адвокатор» помогает выстроить архивную политику компании и определить реальный минимально необходимый срок хранения для конкретных категорий документов.