Сколько лет хранить налоговые декларации?

Базовый срок хранения налоговых деклараций и документов, на основании которых считались налоги, — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это касается и организаций, и индивидуальных предпринимателей. К таким документам относятся сами декларации, регистры налогового учёта, первичка, подтверждающая доходы, расходы и вычеты.

Важно правильно определить начало срока. Пятилетний период отсчитывается не от даты подачи декларации, а с окончания того налогового (отчётного) периода, в котором документ последний раз повлиял на расчёт налога. Например, если основное средство амортизируется несколько лет, документы по нему нужно хранить всё время амортизации плюс 5 лет.

Отдельные документы хранятся дольше. Так, при переносе убытков на будущее подтверждающие документы держат весь период, пока уменьшается налоговая база, и ещё 5 лет после. Документы по кадрам и по начислению страховых взносов хранятся по своим правилам — как правило, значительно дольше пяти лет.

Срок хранения связан с глубиной налоговых проверок. Выездная проверка охватывает период до 3 лет, предшествующих году её назначения (ст. 89 НК РФ), но при подаче уточнёнок и в спорах о вычетах инспекция вправе запросить и более ранние документы, поэтому запас в 5 лет оправдан.

Досрочное уничтожение деклараций и первички опасно: при проверке отсутствие документов трактуется не в пользу налогоплательщика, а расходы и вычеты могут быть сняты с доначислением налога, пеней и штрафа. Выстроить корректный документооборот и защитить бизнес в спорах с инспекцией поможет правовой альянс «Агент Адвокатор».